Comme nous le savons déjà, parmi les différentes fonctions qu’un administrateur de biens peut couvrir, la comptabilité en copropriété en fait partie. Plus précisément, on pourrait peut-être dire que c’est l’un des plus importants, et aussi l’un de ceux qui provoquent généralement le plus de maux de tête. Dans cet article, nous essaierons de montrer comment tenir une comptabilité correcte en connaissant les obligations comptables, qui est tenu de participer à la comptabilité.

Quelles sont les obligations comptables dans une copropriété?

La législation française oblige toutes les entreprises à présenter leurs comptes annuellement. Cependant, les copropriétés n’ont pas leur propre personnalité juridique, ce qui signifie que, pour le moment, elles n’ont pas l’obligation de présenter lesdits comptes. Toutefois, le fait qu’elles ne soient pas obligées de présenter les comptes annuels devant le registre du commerce ne signifie pas qu’il n’est pas conseillé de tenir les comptes en parfait état de revue. Cet aspect nous permet d’inférer dans la première obligation comptable, dans laquelle tous les propriétaires ont le droit de connaître l’état des comptes de la communauté pour connaître l’équilibre des revenus et des dépenses.

Une autre des obligations comptables est celle qui permet au président de ladite communauté d’être la personne autorisée dans le compte courant de la banque respective. Ainsi, lors du changement de présidence, qui a généralement lieu sur une base annuelle, les présidents entrant et sortant doivent se rendre à la banque et changer leur nom pour celui du président entrant, qui sera la personne autorisée à ledit compte bancaire.

Il convient également de noter que, de l’union des obligations comptables antérieures, une nouvelle est née dans laquelle tous les propriétaires ont le droit de demander au président les informations sur l’état des comptes. Ce dernier, à son tour, a l’obligation de le fournir, au contraire, aucun propriétaire ne peut recevoir des informations comptables directement de la banque. Pour faciliter la gestion de la comptabilité d’une copropriété, il vaut mieux collaborer avec un cabinet comptable de copropriété comme CoproAssist.

Conseils pour tenir la comptabilité dans une copropriété

Ces dernières années, grâce à la transformation numérique et à la modernisation des processus que connaissent les bureaux et les gestionnaires immobiliers, il existe des programmes de comptabilité pour les gestionnaires immobiliers. Ce type d’outil facilite grandement les tâches de comptabilité et d’administration, vous permettant de suivre les paiements, d’établir les répartitions et de calculer les frais, entre autres fonctions. Néanmoins, en collaborant avec CoproAssist, l’assistance d’un expert-comptable facilitera énormément les choses. Il maîtrise d’ailleurs les notions de base pour bien gérer la comptabilité.

Le cabinet comptable de copropriété peut réaliser un Plan Comptable Général. Il s’agit de générer un modèle qui comprend les dépenses, les revenus, les comptes avec des dépenses spéciales, les extras à prendre en compte, les retombées et d’autres champs d’intérêt pour obtenir une vision globale. Chaque année, il clôture l’exercice comptable. Une fois l’exercice comptable annuel clôturé, il effectuera une surveillance mensuelle et contrôlera chacun des versements.

D’autre part, il prend aussi en charge les 3 écritures comptables :

• L’écriture d’ouverture indiquera la situation de tous les comptes comptables et indiquera le solde de chacun d’eux.
• L’écriture de clôture est celle qui est générée automatiquement après chaque clôture de la période comptable, soit une année. Par conséquent, chaque année, une écriture de clôture sera générée.
• L’écriture de régularisation, comme son nom l’indique, réglemente tous les comptes de produits et charges pour les laisser à zéro. De cette façon, vous pouvez commencer chaque exercice sans avoir à faire glisser les données des exercices précédents.